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Sua empresa se preocupa com a gestão de processos?

4 Oct 2017

A gestão de processos pode auxiliar uma empresa em qualquer fase de sua existência e independente de seu porte, pois todas são nada menos que uma coleção de processos. Existem processos para pagar as contas, receber os insumos, contratar funcionários, criar um produto, prestar um serviço, enfim tudo o que fazemos na empresa é um processo. Nesse sentido um processo acaba sendo a forma de gerenciar as tarefas do dia a dia, buscando agregar um valor ao nosso produto ou serviço final. O Desafio da gestão de processos é fazer com que o cliente perceba o benefício da empresa ter seus processos bem definidos e mapeados.

 

Do ambiente recebemos matéria-prima e/ou informações, que são as entradas dos processos, essas entradas são transformadas e geram uma saída e é nela que esperamos que o cliente perceba a qualidade do que fornecemos a ele.
Para que tudo ocorra de forma eficiente e eficaz é necessário o monitoramento e controle do processo de transformação.
 

  

Assim é imprescindível que a empresa tenha conhecimento de seus processos e saiba quais deles agregam valor e que estes processos principais estejam alinhados a estratégia da empresa, afinal são esses processos os responsáveis por alcançar os objetivos pensados em seu nível estratégico. Aplicando assim os conceitos de gestão de processos, sendo eles:

- Mapeamento: Consiste no levantamento do processo atual, como ele está estruturado, quem são seus participantes e o fluxo das informações. Nessa etapa é importante fazer entrevistas com os executores do processo, pois são eles e não a administração da empresa que detêm o know-how. Aqui é muito comum os gestores acharem que sabem como os processos funcionam e definirem tarefas que não condizem com o contexto ou atrapalham a execução na ponta, por isso a importância de alinhar sempre com quem executa.

- Modelagem: É o desenho do fluxo dos processos, ou seja, é o caminho que as matérias primas (sejam elas informações ou materiais) percorrem até virar o produto ou serviço final da empresa.

- Melhoria: Após o cumprimento das etapas anteriores ficam visíveis todos os passos dos processos inclusive onde ele está travando, gerando desperdícios ou ocasionando uma má percepção pelos clientes. É nesta etapa em que fazemos as alterações nos processos, somente depois de ver e compreender todo o histórico até a finalização, que é quando podemos analisar mais friamente os impactos que qualquer mudança terá na rotina e na percepção do valor agregado.

- Implantação: É aqui onde descrevemos cada uma das tarefas a serem executadas no processo, manualizando as rotinas de trabalho, afim de que qualquer pessoa possa seguir o passo a passo e executar as tarefas. Nesse ponto as empresas pecam e só descobrem isso quando aquele colaborador que fazia a tarefa a muitos anos deixa a empresa, e como só ele sabia como executar, os gestores se descabelam atrás de uma forma ou alguém que possa substituir o colaborador perdido.

- Monitoramento: Após todas as mudanças é necessário que o processo seja monitorado para que se evitem desvios e que seja possível tomar medidas corretivas em caso de inconformidades durante a execução. Este é outro ponto importante muitas empresas não possuem um sistema de controle de qualidade em seus processos, acreditam que estão fazendo e acontecendo, mas, gradativamente vão perdendo mercado, pois não conhecem a percepção de seus clientes sobre seu produto ou serviço. O monitoramento vai além de ter um reclame aqui em seu site, é estar envolvido com a causa e tentar prever os problemas antes que aconteçam.

São apenas algumas etapas que merecem atenção e comprometimento por todos da empresa, devendo esse estilo de gestão ser compartilhado a todos, e é imprescindível que todos participem, da gestão até o pessoal da linha de frente, pois é impossível fazer tudo isso sem levar em consideração a experiência e questionamentos de quem executa.

Dentre as vantagens da gestão de processos podemos citar a agilidade da execução dos processos, a facilidade em se multiplicar o conhecimento, a padronização da produção, eficiência no processo e a melhoria da qualidade do produto.

Devemos conhecer não só como fazer, mas também, o porquê fazer de tudo que executamos. Se conhecermos bem o que fazemos podemos fazê-lo com mais qualidade, melhorando o desempenho e gerando melhores resultados perante o mercado.

FONTE: administradores.com.br

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