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Como otimizar os resultados do seu negócio

27 Oct 2017

Você já ouviu falar em gestão de processos?

Esse é um conceito do mundo administrativo que vale a pena conhecer.

A gestão de processos consiste na integração entre todas as funções desempenhadas dentro de uma empresa, em seus vários departamentos.

Esse conceito contraria o princípio de gestão por setores e seções, que é utilizado em algumas organizações.

É claro que essa divergência não se esclarece de um dia para o outro.

Todo um sistema está envolvido e muita coisa se confunde na hora de tentar compreender todos os conceitos e a sua abrangência dentro das organizações.

As empresas dependem de pessoas e atividades para funcionar de maneira adequada.

É claro que tudo deve ser operacionalizado de maneira independente, mas ter uma integração é fundamental.

A gestão de processos fortalece essa visão sistêmica, favorecendo a melhoria a nível global.

Na prática, as empresas quase nunca executam atividades por uma única área, e sim com um grande envolvimento de diversas áreas e departamentos, criando até algumas equipes específicas.

 

Entre idas e vindas no desenvolvimento das tarefas do cotidiano, a necessidade da gestão de processos se torna evidente.

E isso acontece por ser uma técnica fundamental para reavaliar, aprimorar e padronizar as operações em uma empresa.

As estratégias precisam ser sistematizadas, bem elaboradas e toda a equipe tem que estar envolvida e engajada nessa gestão.

Quando isso acontece, os benefícios para o seu negócio são substanciais.

 

 

É por isso este artigo é totalmente dedicado à gestão de processos.

Além de entender o que é gestão de processos, vamos falar dos seus objetivos, sua importância e apresentar um passo a passo para você implantar no seu negócio.

 

O QUE É GESTÃO DE PROCESSOS?

 

Existem várias definições para gestão de processos e este artigo já iniciou com uma delas.

Agora, vou explorar um pouco mais esse conceito e a que ele se refere.

A gestão de processos trata do alinhamento dos processos existentes em uma empresa.

Esses processos precisam ser estratégicos, projetados e implementados de forma a seguir uma arquitetura lógica e sistêmica.

Obviamente, todo o operacional precisa estar conectado com os objetivos organizacionais e com a MISSÃO DA EMPRESA.

 

Aliás, a gestão de processo agrega tudo isso.

Além disso, também pode se referir a vários esforços de automação, incluindo sistemas de fluxo de trabalho, linguagens XML e sistemas empacotados.

Aí, nesse caso, a gestão também enfatiza a capacidade de controlar e medir processos, além de educar e organizar a gerência para que eles o façam de forma eficaz.

 

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE IMPLANTAR A GESTÃO DE PROCESSOS NO SEU NEGÓCIO?

 

Ao compreender para o que se destina a gestão de processos, começa a ficar clara a ideia da sua necessidade de implantação.

Separamos sete objetivos principais para detalhar a você a partir de agora.

 

Otimizar a gestão do tempo

 

Um dos objetivos da gestão de processos é administrar o tempo da melhor forma possível.

A meta é sempre priorizar aquilo que realmente importa para alcançar um objetivo.

Essa priorização aumenta a efetividade na execução das tarefas, reduzindo o tempo e a quantidade de recursos gastos.

De quebra, é responsável por aumentar a produtividade do negócio.

 

É preciso compreender que gerir processos e gerir o tempo são atividades que devem andar juntas.

Ambas são essenciais para que todos os colaboradores mantenham o foco naquilo que realmente garante resultados.

 

Ou seja, a atenção deve estar voltada às atividades principais, eliminando retrabalhos e automatizando tarefas.

A partir do momento em que você consegue administrar as duas coisas, é possível melhorar a distribuição e organização.

 

Tudo isso facilita o gerenciamento das tarefas e até os projetos mais complexos.

 

Um exemplo que está em alta é reduzir as reuniões.

É comum ler no LinkedIn profissionais desabafando: “Acabei de sair de uma reunião que seria facilmente resolvida com um e-mail”.

 

Esse é um exemplo claro da aplicação da gestão de processos.

Para aplicar, bastaria a equipe ser liberada, com o tempo otimizado e os custos reduzidos.

Além disso, é possível agregar técnicas específicas para a gestão de tempo junto à gestão de processos.

 

Integrar todas as áreas envolvidas no processo

 

A gestão de processos prioriza a integração das áreas, com o objetivo de facilitar as relações interpessoais dentro de uma organização.

Com isso, é possível identificar problemas de vários setores de forma simultânea, alcançando maior harmonia na empresa.

 

Os colaboradores saem da visão micro e partem para a visão macro, olhando para o negócio como um todo.

Isso garante a liberdade necessária para que eles possam gerar novas ideias e se sintam importantes.

É fundamental que se vejam como parte do objetivo geral no desenvolvimento das atividades de uma empresa.

Ter clareza no negócio é fundamental. 

 

É muito importante que os colaboradores estejam cientes das necessidades da empresa e dos padrões de excelência exigidos para buscar melhorias no processo.

E o papel do empreendedor é também deixar claro para onde está indo e por qual caminho deseja seguir.

Os colaboradores precisam se conectar com essa mensagem.

Tudo isso otimiza os resultados!

 

Auxiliar no processo de tomada de decisão

 

Ao analisar dados e mensurar resultados na gestão por processos, é possível obter informações preciosas para tomada de decisões acertadas.

O processo de tomada de decisão precisa ser assertivo.

 

Afinal, ele envolve a escolha de prioridades e serve para dar um norte a processos em todos os níveis, desde o estratégico, até o operacional.

Posso utilizar como exemplo um estoque.

 

Imagine um mercado.

Na prateleira, existem dez pacotes de arroz e, no estoque, mais dez.

Esse é o padrão que deve ser mantido.

Logo, quando os pacotes de arroz são vendidos, o estoque chegar a um limite mínimo suportado, será preciso repor.

 

E o sistema pode enviar e-mails automaticamente ao fornecedor para acionar novo pedido de compra.

Isso facilita e agiliza o processo de compra.

Dessa forma, se garante a habilidade da antecipação, potencializando os resultados do negócio.

 

Essas são apenas algumas razões para se implantar a Gestão de Processos na sua empresa. Algo que sem dúvida vai otimizar todo o funcionamento dela e, sem dúvida, a satisfação de seus funcionários.

 

FONTE: mobi/blog

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